PM은 왜 일할 수 있는 시간이 부족한가요? 시간을 효율적으로 사용해보기

매주 스탠드업 미팅, 회고, 빠른 싱크 맞추기 등으로 일정이 가득차 있을 것입니다. 떄로는 일정을 제어할 수 없는 느낌까지 들고 있을 겁니다. 우리의 캘린더는 시간과의 싸움을 하고 있고, 집중할 수 있는 시간이 없거나 일하는 것에 무한히 늘리는 것은 어려울 것입니다.

 

왜 이런 일이 일어나는가요? 경험에 따르면 잘못된 시간 관리가 가장 흔한 원인입니다. 우리는 스케줄을 정리하는 시간을 갖지 못한다면 통제력을 잃을 것입니다. 그리고 이것은 우리의 집중력, 업무만족도, 전반적인 성과를 손상시킬 것입니다. 시간관리가 부족한 것이 생산성에 미치는 영향에 대해 몇가지 알아야할 것이 있습니다.

 

• 중간관리자 중 많은 사람들이 회의에 시간을 50%이상 할애합니다. 그 중 2/3은 구체적인 결정이나 결과물을 내지도 못합니다.
• 멀티태스킹을 시도하며 생산성을 40%나 감소시킵니다.
• "Work about work"(일을 하기 위한 일을 하기) 예를들면, 메시지 보내기, 앱 사이의 전환, 상태 업데이트 가져오기 등에서 2/3의 시간을 소비합니다.
• 산만한 일에 대한 이후에 집중하는데 20분가량이 또 소모됩니다.

물론, 이런 것 중 일부는 우리가 손 쓸 수 있는 범위 밖에 있을 수 있습니다. 회의의 횟수를 제한하거나 긴급한 일에서 벗어나는 것을 막을 수는 없지만 워크 라이프앤 밸런스를 유지하는 것이 전문적인 성공과 일반적인 안녕을 위해 중요합니다. 

시간을 최적화 하는 방법에는 다양한 조언들이 있지만 데이터 기반 접근법 보다 신뢰할만한 것은 얼마 없기에 일정을 어떻게 분석하고 정리하는지, 성공할 수 있는지 이야기 해보겠습니다.

 

데이터 기반 시간 관리를 위한 캘린더를 분석하기

저자는 15년 이상 동안 업무량을 정리하기 위해 달력을 사용해왔습니다. 모임, 투두리스트, 그리고 일기장 등을 하나로 합쳐지도록 했습니다.

몇달 전까지는 캘린더를 시간 관리 관점에서 분석한 적이 없었고 체계적이지 않았습니다. 저자는 Coupler.io의 구글 캘린더 대시보드를 출시하며 바꾸게 되었는데 최근 12개월 동안 예정된 이벤트를 모으고 캘린더 분석 결과를 받아보았습니다.

 

Key learning from my 2023 캘런더 분석

1) 알고보니 내가 일정을 만들고 있었다.

놀랍게도 '23년의 생성된 모든 회의 및 기타 이벤트의 70%의 캘린더를 저자가 만들었습니다. 이 캘린더 분석을 보기 전까지는 반대로 요청이 많았다라고 느꼈을텐데 모두가 이 결과를 보고 충격을 먹었다고 합니다. 

누가 내 스케줄을 통제하는가에 대한 질문에 대한 답을 얻었다고 합니다.

 

2) 가능한 경우 위임하라

'23년에 1,573시간을 회의에 소모했습니다. 즉, 65일 혹은 5주동안 40시간씩 회의를 했다는 것입니다. 이는 예상했던 것보단 높았지만 나쁜 소식만 있던 것은 아니었습니다. 이 수치에는 페어워크 통화, 제품 발견 세션, 백로그 정체 등 인터뷰와 같은 생산적인 회의가 포함됩니다. 하지만 찾아보니 내가 필요하지 않았던 이벤트들도 포함되어 있더라구요. 대시보드 별 섹션을 확인하고 필터링 기능을 통해 더욱 확인해보니 다른 제품관리자 혹은 리더에게 이벤트를 위임할 수 있는 것들을 발견했습니다.

 

3) 반복 이벤트에 대한 선택적 참석 만들기

'23년에는 반복으로 생기는 회의가 일반적 회의보다 많았습니다. 여전히 내 시간을 많은 소비하게 되는 반복된 회의를 보고 한동안 참석하지 않아도 되는 회의에서 나를 제거했습니다.

우리 팀이 항상 활용하지 않는 주간 혹은 월간 동기화에 대해 다루게 되었습니다. PM과 디자이너 간 매주 두번의 싱크회의가 있는데 특정프로젝트에서 협업하지 않는 한 모두 이 통화에 참석할 필요는 없지만 항상 참석 대기 상태로 둔 중요한 이벤트였습니다. 타협책으로 필수참석이 아닌 일부 선택참석으로 바꾸고 진행중인 디자인 프로세스가 있는 경우에만 참여하기로 했습니다.

 

4) 휴식 또한 일일 일정에 자리해둬야 합니다.

요즘 정기적인 휴식과 생산성 간의 연결에 대해 듣고 있습니다. 짧은 휴식을 중간중간 갖게 된다면 피로와 동기부진의 가능성을 줄입니다. 제품관리에는 연이어 회의가 흔할텐데, 짧은 휴식을 15분 가량 넣어두어 휴식을 취해줍니다. 긴 반복회의나 전략 회의(백로그 정제, 월간 제품 목표 검초 등) 후 15분 가량을 휴식을 넣어두고 충전할 시간을 만들어 다음 회의를 준비할 수 있게 해두었습니다.

 

5) 건강한 일정 관리 습관 유지하기

마지막으로 내 캘린더 분석은 이전 몇년동안 긍정적인 변화를 유지하는 것을 상기시켜주었습니다. 예를 들면, 모든 중요한 통화는 월요일에 예약했는데 주의 새로운 시작에 많은 불필요한 스트레스를 유발했기에 회의를 분산시키게 되었습니다. 

회의를 생성할때는 짧게 만들었는데 통화가 더 자주 발생하고 문맥이 계속 바뀌기에 작업이 중단되므로 생산성에 악영향을 미치는 것을 알게되었습니다. 그래서 필요한 회의를 진행할 때 평균 1시간 이상 진행되도록 했습니다.

 

그 외에 얻을 수 있는 최고의 팁이 있나요?

1) 미리 집중할 수 있는 시간을 예약하기

회의나 다른 일정 사이의 짧은 시간에 심층적인 작업을 할 수 없습니다. 매일 2~3시간의 집중 시간을 예약해서 해야할 일을 하는 것을 권장합니다.

 

2) 근무시간 설정하기

일정을 사용해 여러분의 가용성을 명확하게 설정하면 시간을 아낄 수 있습니다.

 

3) 개인 활동을 위한 시간 예약하기

유연한 시간이 있다면 운동 시간, 진료, 학교에서 아이를 픽업하는 등의 개인 시간을 작성해두세요. 업무를 퇴근 후 시간에 만들지 말고 일과 생활 사이의 명확한 경계를 설정하게요

 

4) 유사한 작업을 일괄 처리하세요

"일을 하기 위한 일"에 시간을 낭비하지 않으려면 유사한 작업들을 하나로 합쳐보고 완료한 시간을 특정하고 약속을 지키려 노력하세요

 

5) 생산성 스타일을 파악하세요

사람의 일상 및 에너지, 작업 선호도는 다르기에 본인에게 맞는 적합한 방법을 찾도록 하세요

 

https://www.mindtheproduct.com/data-driven-time-management-for-product-managers/

Data-driven time management for product managers